Dacă ai pornit recent pe calea antreprenoriatului în retail ori ai această intenție în viitorul apropiat, trebuie să iei în calcul și documentele contabile și fiscale ale afacerii tale. Indiferent de mărimea și specificul firmei, legea te obligă să ai un contabil intern (angajat) ori extern.
Contabilul te va informa încă de la primele întâlniri care sunt documentele contabile și fiscale de care are nevoie, dar și alte informații asemănătoare. Acestea trebuie să fie complete și furnizate la timp specialistului, astfel încât să fie evitate eventuale erori, întârzieri și chiar amenzi ale Fiscului. Orice informație suplimentară despre activitatea firmei îl va ajuta pe contabil să gestioneze situația cât mai eficient. Deși vei primi consultanță din partea lui referitoare la modificările fiscal-contabile și facilitățile pe care le oferă statul, totuși este indicat să te informezi periodic despre ultimele acte normative publicate în Monitorul Oficial.
Așadar, iată un scurt ghid despre documentele contabile și fiscale pentru tine, antreprenorul din retail.
Documente contabile și fiscale care trebuie predate contabilului lunar
În general, antreprenorii trebuie să prezinte contabilului următoarele documente:
- facturi de vânzare sau de achiziție (document justificativ extrem de important);
- extrase de cont (valută sau lei, în funcție de situație);
- chitanțe;
- bonuri fiscale;
- avize de însoțire a mărfii (documentele care atestă transportul mărfurilor de la furnizor către societate);
- NIR-urile (notele de recepție);
- raporturile Z din casa de marcat;
- foile de parcurs;
- deconturile de cheltuieli;
- bonurile de consum;
- raportul de vânzări;
- contractele încheiate (dacă este cazul – sponsorizare, leasing, achiziții, prestări servicii, etc);
- cererile de concediu de odihnă/medical (dacă este cazul);
- primele sau bonusurile acordate angajaților (dacă este cazul).
Orice informație importantă despre activitatea salariaților trebuie comunicată, de asemenea, specialistului în contabilitate. Acesta trebuie să întocmească lunar Declarația 112 (Declaraţia privind obligaţiile de plată a contribuţiilor sociale, impozitului pe venit şi evidenţa nominală a persoanelor asigurate) și să o depună la ANAF până la data de 25 a lunii.
De asemenea, trebuie luate în calcul și alte documente pe care contabilul le-a solicitat telefonic ori pe e-mail în decursul lunii, cum ar fi dispoziții de plată, pontaje și diverse rapoarte. O atenție deosebită trebuie acordată și facturilor emise în format electronic fiindcă pot fi omise cu ușurință, de aceea este indicat ca antreprenorul să verifice extrasul bancar. Pentru a simplifica situația, contabilul trebuie să fie la curent cu toate actele pe care apare denumirea firmei tale.
Informațiile contabile și fiscale trebuie transmise la timp, astfel încât contabilul să poată completa și trimite declarațiile fiscale la ANAF până la expirarea termenului limită. În situațiile în care documentele ajung la contabil după ce s-a încheiat perioada fiscală, acesta este nevoit să completeze și să depună declarații rectificative. Aceste întârzieri pot fi pedepsite de Fisc cu amenzi usturătoare. Toate aceste detalii trebuie stabilite de la început între antreprenor și contabil, astfel încât să nu apară probleme fiscale și financiare pe parcurs.
Atenție! Chiar dacă nu ai avut activitate într-o lună, legea tot prevede o serie de obligații declarative.
Totodată, antreprenorul în retail trebuie să își informeze contabilul despre orice modificare are în plan pentru viitorul apropiat ori mai îndepărtat. Trebuie transmise informații precum o nouă angajare, deschiderea unui punct de lucru ori o achiziție intracomunitară. În cazul anumitor tranzacții sunt necesare tratamente necesare (taxare, declarații fiscale), astfel că specialistul trebuie pus în temă pentru a pregăti „terenul”.
În baza tuturor informațiilor transmise către specialistul care ține contabilitatea afacerii, vei primi situația financiară, vei afla dacă ai ieșit pe plus ori pe minus în fiecare lună. Contabilul îți va comunica periodic ce taxe trebuie să achiți la stat pentru firma ta (impozit micro sau pe profit, contribuții pentru salariați, TVA, etc).
După cum am precizat anterior, predarea lunară a documentelor contabile și fiscale trebuie făcută până la dată hotărâtă cu contabilul firmei. Acestea trebuie puse în ordine cronologică, astfel încât specialistul să nu mai piardă timpul cu ordonarea și verificarea fiecărui act.
Firmele pot să stabilească norme proprii de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile, însă condiția este ca acestea să nu contravină reglementărilor legale în vigoare.
Dacă ai toate detaliile bine puse la punct, nu numai că nu vor apărea probleme și afacerea va prospera, dar vei avea parte și de doza de siguranță de care orice antreprenor are nevoie în business-ul său.