Una dintre cele mai importante obligativitati care le sunt atribuite operatorilor economici este utilizarea aparaturii fiscale omologate, in vederea emiterii bonului fiscal (sau, dupa caz, a facturilor). Astfel, fiecare tranzactie trebuie urmata de inmanarea acestuia catre client.
Legea caselor de marcat face, insa, referire si la informatii legate de modalitatile in care un bon fiscal poate fi corectat sau modificat.
Cadrul legislativ
Procedura de anulare a unui bon fiscal este descrisa prin intermediul Normelor metodologice de aplicare care se regasesc in H.G. nr. 479 din 18 aprilie 2003, republicata in Monitorul Oficial nr. 348/25.04.2005, cu modificarile ulterioare.La articolul 36 din H.G 479/2003 sunt prevazute conditiile legale in care se justifica anularea bonului fiscal.
Situatii in care se permite anularea bonului de casa
Potrivit legii, exista doua potentiale situatii in care operatorul economic poate initia anularea bonului de casa:
- 1. Operatorul de vanzari a introdus o suma gresita pe chitanta fiscala;
- 2. Tranzactia a fost inregistata, insa clientul nu a mai achitat contravaloarea inscrisa pe bon.
Corectarea bonului de casa se refera, de fapt, la anularea celui emis incorect si la emiterea unui alt bon, in varianta corespunzatoare.
Anularea chitantelor de casa este o procedura esentiala in cazurile descrise anterior, deoarece bonurile gresite vor afecta raportul Z, care se emite la finalul fiecarei zile.
Pasii necesari pentru anularea bonului de casa
Conform articolului 34, litera c) si f) din cadrul O.U.G. nr. 28/1999, este complet interzisa emiterea de bonuri fiscale cu valori negative. De asemenea, nu este permisa anularea ori corectarea unei operatiuni dupa ce bonul de casa a fost deja emis. Prin urmare, modalitatea prin care se pot remedia situatiile in care chitantele trebuie anulate sau corectate consta in intocmirea unui dosar pe baza caruia se va face nota contabila de corectie.
Ce trebuie sa contina dosarul de anulare bon fiscal
Dosarul de anulare a bonului va fi alcatuit din urmatoarele documente:
- 1. Sesizare scrisa din partea persoanei care a efectuat operatiunea - se va mentiona, de asemenea, motivul care impune corectarea sau anularea bonului. De cele mai multe ori, aceasta sesizare se realizeaza sub forma unui proces verbal.
- 2. Decizia scrisa de aprobare a corectarii bonului emisa de persoana care se ocupa de gestionarea patrimoniului unitatii economice - poate fi vorba despre directorul financiar-contabil, de contabilul-sef etc.
- 3. Copia notei/notelor de receptie si constatare de diferente - necesara in cazul in care pretul unui produs a fost introdus gresit in memoria casei de marcat.
- 4. Nota de contabilitate.
Pe baza acestui dosar va fi justificata diferenta dintre suma care apare pe bon si suma inregistrata.